关于颁发《测绘科技档案建档工作管理规定》及有关技术标准的通知
关于颁发《测绘科技档案建档工作管理规定》及有关技术标准的通知
国测发[1993]第088号
各省，自治区测绘局，直辖市测绘处(院)，各直属单位：
现将《测绘科技档案建档工作管理规定》和《测绘科技档案实体分类，保管单位组织，档号编制规则》，《测绘科技档案案卷目录格式》＼《测绘科技档案分类标引规则》＼《关于国家标准<科学技术档案案卷构成的一般要求>的实施意见》等四个技术标准印发给你们，请按照执行。
国家测绘局
一九九三年三月三十日
测绘科技档案建档工作管理规定
第一条根据《科学技术档案工作条例》和《测绘科学技术档案管理规定》，为了加强对测绘科技档案建档工作的管理，推进测绘科技档案建档工作，制定本规定。
第二条测绘科技档案的建档工作指各测绘单位（包括行政机关，下同）在测绘管理、生产、科研、教学、出版、基建、仪器设备管理、国际交流等活动中，对应当归档的文件材料的形成、积累、整理、归档和向测绘档案馆移交的全部工作过程。
第三条各测绘单位应当设置专门或兼管档案的机构，负责本单位测绘科技文件材料的归档和管理。
第四条各测绘单位有关人员和档案部门对测绘科技档案建档工作的基本责任是：
（一）各单位应有一名主管业务的领导分管本单位科技档案工作，创造必要的条件，领导好本单位科技档案建设和督促向相应测绘档案馆移交测绘科技档案。
（二）档案部门具体负责本单位测绘科技文件材料的接收、整理、保管并向测绘档案馆移交的工作。
档案部门有责任检查、指导和协助本单位科技人员做好科技文件材料的形成、积累、整理和归档的工作。
（三）一项业务工作负责人对该项业务文件材料的立、卷、归档工作负责具体责任。一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其它技术项目，在完成或告一段落以后，必须指定专人将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成保管单位，填写保管期限，注明密级，由课题负责人、产品试制负责人、工程负责人等审查后，及时归档。
第五条测绘科技档案工作实行“三纳入”、“四同步”的管理制度。
“三纳入”指档案工作必须纳入工作计划、工作程序和科技人员的职责范围。
“四同步”指任务下达、进度检查、成果鉴定验收、评奖提职的各阶段，都要对科技档案工作同步提出要求和加以考察。
第六条测绘科技文件材料的归档范围：
（一）测绘管理、生产类
按国家测绘局、国家档案局发布的《测绘科学技术档案管理规定》（国测发[1988]82号）执行。
（二）科研类
按国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号）执行。
（三）基建类
按国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）和我局将要制定的实施细则执行。
（四）仪器设备类
按《测绘科学技术档案管理规定》和《国家测绘局设备管理规定》（国测发[1992]第186号）执行。
（五）书刊类
按国家档案局、国家出版局发布的《出版社书稿档案工作暂行规定》[（81）出会字17号]执行。
（六）教学类
按国家教委、国家档案局发布的《高等学校文件材料归档范围》[（87）教办字016号]执行。
（七）宣传报道类
按1986年10月7日宣传部、国家档案局发布的《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》执行。
国家无规定的，由本单位自行确定归档范围。
第七条各测绘单位向国家测绘档案资料馆（含大地测量档案分馆）和省级测绘档案资料馆移交的测绘科技档案的范围，按照国家测绘局和国家档案局联合发布的《测绘科学技术档案管理规定》（国测发[1988]82号）的附表执行。
第八条各单位与系统以外的单位联合进行的测绘项目，我方为主办单位时，在签订的合作协议中应要求各协作方，向我方提供各方活动中所形成的档案副本，以保证该项目的档案完整。
第九条测绘科技档案按照《测绘科技档案实体分类、保管单位组织、档号编制规则》组织案卷，以案卷作为测绘科技档案的基本保管单位。
第十条归档测绘科技文件材料的质量要符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》：
1、内容完整、准确、系统。
2、书写工整、字迹清楚、图形清晰，长期保存的文件材料用碳素墨水、墨汁或国家档案主管部门指定的油墨书写。
3、档案信息的载体能够长期保存。
4、卷内文件材料去掉金属物以防锈蚀档案。破损的加以修复。
5、卷内文件材料的排列按照《测绘科技档案实体分类、保管单位组织、档号编制规则》第二编第4条进行。
6、卷内目录、备考表、卷宗封面的编制完整、准确。
第十一条测绘科技文件材料的归档时间：
1、综合类（即测绘管理类）文件按年度进行归档。每年上半年归档上一年度形成的档案。
2、生产、科研、基建等活动所形成的测绘科技文件材料，在项目完成并通过鉴定验收后的两个月内连同鉴定验收的材料一起归档。
3、各项成果申报奖励、基建工程维修、仪器设备的维护管理等活动形成的测绘科技文件材料，随时形成，随时积累，随时归档。
4、书刊档案材料，在书刊出版后二个月内归档。
5、业务会议文件、出国人员带回的资料等其它测绘科技文件材料要及时归档。
第十二条各测绘单位向测绘档案资料馆移交测绘科技档案的时间原则规定如下：
1、测绘生产档案，在一个测区生产任务全面完成之后两个月内移交。
2、基建档案，在基建项目完成后，向城建档案馆移交档案的同时移交。
3、出版单位出版的地图、书刊、报纸等出版物，在次年的上半年移交。
4、其他档案，属于移交省级测绘档案资料馆的，在次年上半年移交；属于移交国家测绘档案资料馆的，在6年内移交。
5、教学档案原则上由各校档案部门永久保管。
6、特殊情况由各级测绘主管部门另行规定。
第十三条各省、自治区、直辖市形成的，应当移交国家档案资料馆的测绘科技档案，先由省级测绘档案资料馆接收，然后转交国家测绘档案资料馆。
第十四条测绘科技档案归档和移交必须履行手续。
第十五条应当归档的测绘科技文件材料不齐全，不能通过验收鉴定，项目不能算完成。
一个测绘单位未按规定向测绘档案资料馆移交档案，该单位不能受到表扬和奖励。
第十六条各省、自治区、直辖市测绘主管部门可根据本规定，结合各地实际情况制定实施细则。
第十七条本规定由国家测绘局负责解释。
第十八条本规定自公布之日起实施。